Malang, 30 Januari 2025. Dalam rangka penyamaan persepsi dan percepatan verifikasi ajuan anggaran pada Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) unit kerja, BPI mengundang Direktur Sumber Daya Manusia dan Keuangan (DSDMK), Kepala Sub Direktorat Keuangan, Direktorat Perencanaan, Sumber Daya Manusia, dan Keuangan, Kepala Seksi Perencanaan Program, Direktorat Perencanaan, Data dan Informasi, Pemeringkatan, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama, Kepala Subdit Perencanaan Direktorat Perencanaan, Data dan Informasi, Pemeringkatan, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama dan seluruh pimpinan unit kerja, Bendaraha Pengeluaran Pembantu (BPP) 31 unit kerja, para ketua departemen, sekretaris, ketua bidang, auditor dan staf BPI UM.
Agenda koordinasi dilaksanakan pada Kamis, 30 Januari 2025 jam 09.00-15.00 WIB bertempat di ruang rapat graha rektorat UM lantai 7 dan lantai 1, di Jl. Semarang No 5 Malang. Agenda koordinasi RKAT dirancang dalam bentuk pendampingan intensif pada masing-masing unit kerja oleh pengawas BPI. Kegiatan dibagi menjadi 4 sesi masing-masing 1 jam. Setiap sesi diundang sejumlah unit kerja dan dilakukan pendampingan. Pada masing-masing sesi, acara dimulai dan dibuka dengan sambutan dan pengantar dari Kepala BPI Prof. Dr. Sugiharto, M.S., CRA, AIFO, CILA, kemudian penyampaikan catatan usulan RKAT dari hasil penilaian tim pengawas pada setiap unit yang disampaikan oleh Ketua Bidang Keuangan BPI Setya Ayu Rahmawati, S.E., M.SA., CRA.
Setelah itu dibuka sesi tanya jawab dan diskusi perihal persoalan yang ditemukan pada masing-masing unit kerja. Kemudian dilanjutkan dengan pendampingan intensif dalam rangka pemenuhan kelengkapan usulan RKAT sesuai catatan tim pengawas BPI. Untuk memperlancar proses perbaikan usulan dan pemenuhan berkas yang diminta, Kepala Seksi Perencanaan Program membuka Sistem Perencanaan Anggaran Belanja (SIPRAJA) UM secara khusus pada hari pelaksanaan koordinasi. Kegiatan yang besifat mendesak karena dalam waktu dekat harus dilaksanakan, langsung direvisi di Sipraja. Sedangkan kegiatan yang belum begitu mendesak dan masih memerlukan diskusi dari beberapa pihak, proses revisi di Sipraja dilakukan minggu depan, saat unit perencanaan membuka Sipraja lagi selama dua hari.
Secara umum kegiatan berjalan lancar, pihak pimpinan dan BPP unit kerja dapat berdiskusi secara langsung untuk melengkapi ketidaklengkapan berkas usulan anggaran belanja unit yang menjadi catatan. Selepas koordinasi para tamu undangan kembali ke unit kerjanya.
