Malang, 30 Januari 2025. Dalam rangka penyamaan persepsi dan percepatan verifikasi ajuan anggaran pada Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) unit kerja, BPI mengundang Direktur Sumber Daya Manusia dan Keuangan (DSDMK), Kepala Sub Direktorat Keuangan, Direktorat Perencanaan, Sumber Daya Manusia, dan Keuangan, Kepala Seksi Perencanaan Program, Direktorat Perencanaan, Data dan Informasi, Pemeringkatan, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama, Kepala Subdit Perencanaan Direktorat Perencanaan, Data dan Informasi, Pemeringkatan, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama dan seluruh pimpinan unit kerja, Bendaraha Pengeluaran Pembantu (BPP) 31 unit kerja, para ketua departemen, sekretaris, ketua bidang, auditor dan staf BPI UM.
Agenda koordinasi dilaksanakan pada Kamis, 30 Januari 2025 jam 09.00-15.00 WIB bertempat di ruang rapat graha rektorat UM lantai 7 dan lantai 1, di Jl. Semarang No 5 Malang. Agenda koordinasi RKAT dirancang dalam bentuk pendampingan intensif pada masing-masing unit kerja oleh pengawas BPI. Kegiatan dibagi menjadi 4 sesi masing-masing 1 jam. Setiap sesi diundang sejumlah unit kerja dan dilakukan pendampingan. Pada masing-masing sesi, acara dimulai dan dibuka dengan sambutan dan pengantar dari Kepala BPI Prof. Dr. Sugiharto, M.S., CRA, AIFO, CILA, kemudian penyampaikan catatan usulan RKAT dari hasil penilaian tim pengawas pada setiap unit yang disampaikan oleh Ketua Bidang Keuangan BPI Setya Ayu Rahmawati, S.E., M.SA., CRA.
Setelah itu dibuka sesi tanya jawab dan diskusi perihal persoalan yang ditemukan pada masing-masing unit kerja. Kemudian dilanjutkan dengan pendampingan intensif dalam rangka pemenuhan kelengkapan usulan RKAT sesuai catatan tim pengawas BPI. Untuk memperlancar proses perbaikan usulan dan pemenuhan berkas yang diminta, Kepala Seksi Perencanaan Program membuka Sistem Perencanaan Anggaran Belanja (SIPRAJA) UM secara khusus pada hari pelaksanaan koordinasi. Kegiatan yang besifat mendesak karena dalam waktu dekat harus dilaksanakan, langsung direvisi di Sipraja. Sedangkan kegiatan yang belum begitu mendesak dan masih memerlukan diskusi dari beberapa pihak, proses revisi di Sipraja dilakukan minggu depan, saat unit perencanaan membuka Sipraja lagi selama dua hari.
Secara umum kegiatan berjalan lancar, pihak pimpinan dan BPP unit kerja dapat berdiskusi secara langsung untuk melengkapi ketidaklengkapan berkas usulan anggaran belanja unit yang menjadi catatan. Selepas koordinasi para tamu undangan kembali ke unit kerjanya.
Malang, 15/1/2024-Badan Pengawasan Internal (BPI) Universitas Negeri Malang (UM) melaksanakan kegiatan koordinasi pengawasan aset bersama Direktorat Sarana Prasarana dan Aset (DSPA) UM yang dilaksanakan pada Rabu, 15 Januari 2025 jam 10.00-12.00 WIB bertempat di Ruang Rapat Lantai 1 Graha Rektorat UM, Jl. Semarang No 5 Malang. Kegiatan koordinasi dihadiri oleh Kepala BPI Prof. Dr. Sugiharto, M.S., CRA, AIFO, CILA, Sekretaris BPI Dr. Purbo Suwasono, M.Si., CRA, CILA, para Ketua Bidang, staff dan para auditor BPI serta pimpinan DSPA yang terdiri dari direktur Prof. Dr. Sunaryono, S.Pd, M.Si dan para kepala seksi yang terdiri dari Kepala Sub Direktorat Pemberdayaan Aset, Kepala Seksi Rumah Tangga, Kepala Sub Direktorat Sarana dan Prasarana, Kepala Seksi Pengelolaan Aset, Kepala Seksi Pelaporan Aset, Kepala Seksi Pengelolaan Gedung Serbaguna dan Prasarana Olahraga, Kepala Seksi Pengelola Gedung Kuliah Bersama dan Keamanan dan Kepala Seksi Pengelolaan Asrama.
Agenda koordinasi pengawasan aset dilaksanakan bertujuan untuk komunikasi lintas lembaga khususnya antara badan pengawasan internal dengan direktorat sarana, parasarana dan aset yang bertujuan pengelolaan aset di UM yang lebih terkendali dan meminimalisir risiko yang berpotensi timbul disebabkan karena kesalahan tata kelola aset yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UM. Pimpinan UM sangat konsen perihal optimalisasi seluruh aset untuk dapat dioptimalkan dalam rangka mendukung pelaksanaan tri darma perguruan tinggi d UM.
Agenda koordinasi pengawasan aset dibuka oleh Kepala BPI. Dalam pembukaannya Kepala BPI Prof. Dr. Sugiharto menyampaikan bahwa agenda koordinasi bertujuan untuk komunikasi lintas lembaga dalam rangka pencegahan dan pengendalian risiko dalam pengelolaan aset di UM. “Agenda koordinasi pengawasan aset ini dilakukan dalam rangka proses pencegahan dan pengendalian dari risiko yang bisa muncul dari proses pengelolaan aset yang ada di UM” ujang professor dari Departemen Ilmu Keolahragaan. Agenda dilanjutkan dengan pemaparan singkat beberapa temuan kegiatan pengawasan aset di DSPA. Di sela-sela pemaparan dilakukan diskusi dan tanggapan dari pihak DSPA yang disampaikan oleh direktur dan para kepala seksi terhadap gambaran situasi yang menjadi temuan BPI. Dalam konfirmasinya direktur DSPA menyampaikan apresiasi atas inisiasi kegiatan yang dilaksakan. “Kami dari DSPA mengapresiasi atas diselenggarakannya kegiatan koordinasi pengawasan aset, sehingga kami mendapatkan banyak masukan dan saran berharga dalam rangka pengelolaan aset di UM” ujar Professor dari Departemen Fisika UM. Diskusi berlangsung hangat, dipenuhi tukar pikiran dan saran-saran yang berharga dalam rangka optimalisasi pengelolaan aset yang ada di UM.
Pada akhirnya, BPI dan DSPA berharap dan sepakat agar kedepan tata kelola seluruh aset dilakukan dengan lebih baik dan seluruh sumber daya aset di UM bisa dioptimalkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka meningkatkan mutu layanan dan sistem pendukung dari seluruh program tri darma perguruan tinggi. Agenda ditutup dengan doa bersama untuk memohon perlindungan dan kelancaran dalam pelaksanaan pengelolaan dan pengawasan aset di UM(Nc-BPI).
